仲裁机构和人民法院审理案件,必须以事实为依据,以法律为准绳。查清事实是适用法律的前提,而查清事实离不开证据。无论是在线提交证据还是邮寄提交,一般都需要一份证据目录来指引,毕竟合格的证据目录好比使用说明书,能够快速有效地发挥证据的证明作用。

所以,比较清晰、高效的证据目录和整理形式应该注意以下几点:

1.注明证据来源。没有标注来源的证据常常让人一头雾水,比较好的做法是通过标题或落款形式写对案号、写明身份、写清名称,直截了当表明来源,方便第一时间定位到所涉案件。

2.证据目录称谓统一。当事人基于诉讼身份的理解会采用(被)答辩人、(被)反诉人,(被)申请人等称谓,仲裁(诉讼)案件中可以直接以申请人(原告)、被申请人(被告)相称,简单明了不绕脑子。

3.证据目录表格化更清楚。证据目录以表格的形式呈现一目了然,整齐美观。同时在表格中对应证据序号、证据名称、证据来源、证明对象(目的)、证据页码这些必备要素进行填写,做到重点突出,简明准确。

4.合理分组归类证据。对于证明同一事实的数个证据,可以合并一组,如此既能紧凑连贯,又能形成体系。同时应以法律要件分类为基础,围绕争议焦点并结合案件类型,或以同一要件事实,或以同一争议焦点,或以同一仲裁(诉讼)请求等分组罗列证据,以达到证据组织逻辑清晰、层次分明、内容完整的效果。

5.证据页码不可少。页码的作用在于方便查找具体证据,但根据案件审理的进展,往往存在补充证据的需要,宜采用多层级目录的标注方式,既能方便在原有证据分组归类的情形下进行扩展补充而不用考虑重新编写页码,又能保持证据目录的完整连贯。

6.复杂案件要适当标注、说明。对于案情复杂的案件,可以通过法律关系图、时间进程图等可视化形式简化案情、归纳要点。对于大篇幅的合同文件、文字摘录稿、银行流水等证据,可以就所涉内容进行标注或在填写证明对象时进行部分援引。

7.电子证据的提交要注意载体形式。对于电子证据,应当采用截图、拍照、录音、录像、公证等方式对内容进行固定,如果是采用线下提交的方式,还需要将相应的图片形成纸质打印件,音频视频储存至光盘、U盘等载体并制作与音频内容一致的文字摘录稿进行提交。尤其是电子邮件、聊天记录等截图应注明时间及人员身份,对于文字摘录稿应对照音频内容标注时间。

8.注意恪守举证期限,及时书面申请。为避免证据突袭,不能及时收集证据的,应当在举证期限届满前书面申请延长举证期限。同时,申请证人出庭作证的,应当在举证期限届满前提交申请书,申请书应载明证人的姓名、职业、住所、联系方式,做证的主要内容,做证内容与待证事实的关联性,以及证人出庭作证的必要性。